فرایند پذیرش مقالات در مجلۀ
عترت
1ـ مؤلف مقاله را در سامانۀ مجله بارگذاری می‌کند، به همراه گواهی اصالت علمی مقاله و بارگذاری همۀ فایلهای لازم. به محض بارگذاری مقاله، هم در سامانۀ مجله، هم در ایمیلی به مؤلف راه ارتباط با مدیر داخلی اعلام، و تأکید میشود اگر به هر دلیل (مثل مشکلات احتمالی سامانه‌های ارسال ایمیل مجله یا...) تا یک ماه آینده خبری از مجله دریافت نکردند، برای پیش‌گیری از بروز هر مشکل چه‌گونه می‌توانند از گردش کار مقالۀ خودشان آگاه شوند. نیز، تأکید میشود برای آگاهی از وضعیت مقاله می‌توانند مستقیم با ورود به سامانه نیز مراتب را پیگیری کنند.
- از مؤلف خواسته میشود هزینۀ بررسی اولیۀ مقاله را به مبلغ صد هزار تومان واریز کند. تا زمانی که این واریز به انجام نرسد امکان هرگونه اقدامی از جانب مجله روی مقاله منتفی است. واریز مبلغ به معنای آمادگی مؤلفان برای همکاری با مجله در مراحل مختلف گردش‌کار مقاله است. مؤلفان از زمان دریافت نامۀ واریز، ده روز فرصت دارند این مبلغ را واریز کنند. اگر واریز در این مدت به انجام نرسید، مقاله از گردش کار
خارج میشود .
-
پس از واریز مبلغ، مقاله توسط سردبیر ظرف مدت یک روز بررسی، و دستورات لازم برای پیگیری صادر میشود. این بررسی جهات مختلفی مثل تطابق با رسالت مجله، احتمال انتحال مؤلفان، احتمال آشنایی مؤلفان با داوری خاص و لزوم ارسال نشدن مقاله به آن داور، و هر چه از این قبیل را دربر می‌گیرد. در مواردی خاص ممکن است این بررسی بسته به مورد بخصوص مقاله قدری طولانی‌تر شود. حداکثر تا یک هفته دستور نهایی سردبیر برای پیگیری کار مقاله صادر خواهد شد.
4. ظرف مدت یک روز از دستور سردبیر، مدیر داخلی مقاله را از حیث تطابق کلی با رسالت مجله، و هم از حیث تناسب پیکره بندی مقاله با مجله بررسی می‌کند.
5. اگر مقاله با رسالت مجله هماهنگی نداشته باشد، ظرف مدت یک روز از تاریخ دستور سردبیر به مؤلف اعلام، و مقاله از گردش کار خارج میشود. در عین حال، از مؤلف خواسته میشود هر گاه به هر دلیل هنوز فکر می‌کند مقاله با رسالت مجله سازگاری دارد، دلائل خود را مکتوب از طریق ایمیل مجله ارسال کند. هرگاه مؤلف چنین کرد، مدیر اجرائی مجله دلائل را با سردبیر مطرح می‌کند و تصمیم مناسب برای بازگرداندن مقاله به گردش کار یا تأیید مجدد رد آن به سبب عدم تطابق با ساختار مجله اخذ میشود.
6. در همین مرحله مدیر داخلی‘ مقالات مطابق با رسالت مجله را از حیث تطابق با فرمت مجله نیز بررسی می‌کند. اگر پیکره‌بندی مقاله با ساختار مقالات مجله که در شیوه‌نامۀ مندرج در صفحۀ نخست سایت مجله درج شده است هماهنگی نداشته باشد، از مؤلف اصلاح ساختار طلب میشود. مؤلف ده روز فرصت دارد اصلاحات را به انجام رساند یا برنامۀ خود را برای اصلاح مقاله از طریق ایمیل مجله اعلام کند و فرصت بیش تری بخواهد.
ظرف یک روز از ارسال مجدد مقاله توسط مؤلف، مدیر داخلی بار دیگر میزان تطابق مقاله با ساختار مقالات مجله را می‌سنجد. اگر مؤلف هیچ اصلاحی در ساختار مقاله نکرده باشد، با مؤلف برای آگاهی از مشکل احتمالی (مثل بارگذاری اشتباه فایل اصلی مقاله) تماس تلفنی گرفته میشود. اگر مؤلف متعمدانه اصلاحات را به انجام نرسانده است، مقاله با قید «عدم پذیرش» از گردش کار خارج میشود. اگر با وجود اصلاحات، هنوز برخی موارد عدم‌تطابق مشاهده شود، مقاله دوباره همراه با کامنت‌های مدیر داخلی برای اصلاح ساختار به مؤلف بازگردانده میشود. در مواردی که مؤلف احساس می‌کند ناگزیر از برخی موارد عدم‌تطابق است، مشکل از طریق تبادل تلفنی تجربیات یا مکاتبه از طریق ایمیل مجله رفع، و کوشش میشود مؤلف بتواند تصمیم مناسبی با توافق مدیر اجرائی بگیرد.
8. پس از بارگذاری سند انتقال در سامانۀ مجله، ظرف مدت یک روز مدیر داخلی با مشورت سردبیر و سنجیدن شرائط داوران از حیث تخصص و فرصت، دو داور برای مقاله معین می‌کند. داوران یک هفته فرصت دارند مقاله را ببینند. ایشان اخلاقاً متعهد شده‌اند اگر به هر دلیل فرصت ندارند، در اسرع وقت اعلام کنند تا مقاله معطل نماند. نیز، از ایشان خواسته میشود هرگاه به هر دلیل مؤلف مقاله را می‌شناسند، حتماً از داوری خودداری، و مراتب را با مدیر داخلی مطرح کنند. اگر در تماس با داوران معلوم شد مؤلف همان فردی است که ایشان می‌شناسند، مقاله برای داوری به فرد دیگری سپرده میشود. اگر معلوم شد مؤلف غیر از فردی است که ایشان می‌شناسند، کوشش میشود احتمال انتحال مقاله بررسی دقیق‌تر شود.
9. اگر داوران در مدت مقرر (یک هفته) داوری نکردند، با ایشان تماس گرفته، و برنامۀ ایشان برای داوری پرسیده خواهد شد.
پس از اخذ پاسخها از دو داور، اگر هر دو داور بر رد قطعی مقاله اتفاق نظر داشتند یا مؤلف دست‌کم چهل درصد از میانگین نمرات داوری را کسب نکرد، مقاله رد قطعی و مراتب نیز به مؤلف اعلام میشود. اگر داوران اصلاحات جزئی یا بازنگری کلی طلب کردند، نظر سخت‌گیرانه‌تر اِعمال، و مراتب به مؤلف اعلام میشود. اگر نظر دو داور با هم‌دیگر تمایز جدی داشت (مثل یکی بازنگری جزئی و دیگری رد قطعی اعلام کرده بود)، مقاله به داور سوم ارسال میشود.
11. پس از اخذ نظر همۀ داوران و تصمیم‌گیری نهایی بر اساس نظر مقبول اکثر ایشان، مقاله برای اصلاحات احتمالی یا پاسخ به نقدهای داوران یا اعمال ویرایش‌های مطلوب مؤلف به مؤلف بازگردانده میشود. مؤلف ده روز فرصت دارد مقاله را اصلاح کند یا برنامۀ خود برای اصلاح را به مجله اعلام کند و زمان بیش‌تری برای اصلاح مقاله بخواهد.
12. بعد از اصلاح مجدد مقاله یا پاسخ گفتن وی به نقدها، اگر از مؤلف در مرحلۀ قبل بازنگری کلی طلب شده بود، اکنون مقاله دوباره برای بازبینی به داوری ارسال میشود که کم‌ترین امتیاز را به مقاله داده است. اگر داور مقاله را تأیید کرد، مقاله به مرحلۀ بعد راه پیدا می‌کند. اگر داور به هر دلیل تمایل به مشارکت نداشت یا تأخیر کرد، با نظر سردبیر مقاله به داور دیگری ارسال خواهد شد.
13. مقاله قبل از ارسال به تحریریۀ مجله توسط ویراستار علمی و ادبی مجله رؤیت میشود. اگر می‌شد اصلاحاتی از مؤلف طلب شود که کیفیت مقاله را برای عرضه در جلسۀ هیأت تحریریه بالاتر ببرد، آن اصلاحات در قالب کامنت‌هایی از مؤلف طلب میشود. عنداللزوم تذکراتی نیز تلفنی به او داده میشود. هدف آن است که افزون بر افزایش کیفیت مقالات، مؤلفان با نوع نگاه ویراستاران مجله و دقت‌های مطلوب از دید ایشان هم آگاه شوند. مقاله باید طوری آماده‌سازی شود که حدالامکان برای طیف وسیع‌تری از مخاطبان قابل‌استفاده باشد. کاربرد اصطلاحات، شیوۀ بیان، چینش مطالب، و هر چه از این دست باید با این هدف سازگار باشد.
مقاله به تحریریه ارسال میشود. در این مرحله، همۀ اعضاء تحریریه می‌توانند مقاله را ببینند و نسخه‌های قبل از داوری و بعد از داوری، و نظر داوران را مشاهده کنند؛ اما نام مؤلفان از ایشان پنهان است. اعضاء هیأت تحریریه ده روز فرصت دارند اعلام نظر کنند. برای پذیرش مقاله حداقل اعلام نظر شش عضو هیأت تحریریه لازم است. پس از اعلام نظر این تعداد، بر اساس نظر اکثریت مطلق افرادی که اعلام نظر کرده‌اند تصمیم‌گیری صورت می‌گیرد. اگر کسی از اعضاء هیأت تحریریه جزو مؤلفان یک مقاله بود، تصمیم‌گیری دربارۀ آن مقاله در جلسۀ هیأت تحریریه با حضور او صورت نخواهد گرفت و مقاله برای اظهارنظر و مشاهدۀ سوابق داوری به او ارائه نخواهد شد.
15ـ اگر مقاله با نظر اکثریت اعضاء هیأت تحریریه مردود و فاقد کیفیت لازم شناخته شد یا در اولویت نشر قرار نگرفت، مراتب به مؤلفان اعلام و مقاله از گردش کار خارج میشود. اگر اعضاء تحریریه مقاله را تأیید کردند و اصلاحاتی جزئی خواستند، یا برخی از ایشان اصلاحات کلی خواست، از مؤلف اصلاحات خواسته میشود. اگر برخی اعضاء تحریریه اصلاحات کلی طلب کرده بودند و در عین حال نظر اکثریت بر پذیرش مقاله بود، آن اصلاحات از مؤلف طلب میشود و بعد از اصلاح، مقاله برای آن تأیید به رؤیت آن عضو هیأت تحریریه رسانده میشود. در هر حال، مقاله زمانی قابل نشر است که دست‌کم از 12 عضو تحریریه 6 عضو نظر داده، و حداقل 5 عضو مقاله را تأیید کرده باشند.
16. پس از تأیید مقاله توسط اعضاء هیأت تحریریه مقاله مرحلۀ پذیرش نهایی را پشت سر می‌گذارد. اکنون از مؤلفان پرداخت هزینۀ پذیرش مقاله به مبلغ 3.500.000 ریال طلب میشود.
17. پس از واریز مبلغ و بارگذاری سند قطعی در سامانه، مقاله در در سامانۀ مجله (قسمت مقالات پذیرفته برای انتشار) بارگذاری میشود. در این مرحله فقط عنوان مقاله، نام مؤلفان و چکیدۀ مقاله به صورت
آنلاین قابل رویت است.
مقاله برای ویرایش علمی و ادبی به ویراستاران مجله سپرده میشود. برای مؤلفان گواهی پذیرش صادر نمی‌شود؛ مگر بعد از آن که ویراستاران مجله با رؤیت منابع مقاله، اصالت علمی و نیز، تطابق ارجاعات و مستندات آن را با منابع تأیید کنند. اگر در مراحل ویرایش نیاز به همکاری مؤلف احساس شد از او برای اصلاح کمک گرفته خواهد شد.
مقالات به‌تدریج و بر اساس نوبت پذیرش ویراسته می‌شوند. اگر اشکالات مکرری در حروف‌چینی، رسم‌الخط و مانند آن مشاهده شود ویراستار مقاله را برای اصلاح به مؤلفان بازخواهد گرداند. ویراستار مقاله را خط به خط می‌خواند، عبارات را از نظراستحکام ساختار، شیوایی، خالی بودن از حشو، یک‌دست بودن با دیگر مقالات، نیاز مخاطبان، صحت شیوۀ ارجاع و اصالت و اعتبار علمی می‌سنجد.
20. سردبیر نسخۀ ویراستۀ مقاله را می‌بیند و اگر او نیز طالب اصلاحی بود، به ویراستار اعلام می‌کند.
21. نسخۀ ویراستۀ مقاله برای بازبینی مؤلفان ارسال، و از آن‌ها خواسته میشود هر نظری دارند اعلام کنند.
بعد از آن که مؤلفان نسخۀ ویراسته را تأیید کردند، مقاله برای صفحه‌بندی به ویراستار مجله بازگردانده میشود. پس از صفحه‌بندی مقاله، در شمارۀ جدید مجله منتشر میشود؛ مگر آن که در شمارۀ قبل از مؤلف مقاله‌ای به چاپ رسیده باشد. در این فرض، مقاله برای چاپ در شمارۀ بعدی درنظر گرفته خواهد شد و جز در موارد خاص به تشخیص سردبیر، کوشش بر آن خواهد بود از یک مؤلف در دو شمارۀ پیاپی مقاله چاپ نشود. اگر مؤلف مقاله از اعضاء هیأت تحریریۀ مجله بود، چاپ مقالۀ وی مشروط به مراعات محدودیت‌های نشر مقالات اعضاء هیأت تحریریه بر پایۀ ضوابط مندرج در آیین‌نامۀ ارزیابی مقالات ابلاغی
وزارت علوم است.