نشریۀ هویت شهر کلیۀ ارسال مقالات را از طریق سیستم ارسال آنلاین خود می پذیرد. نسخۀ ارسالی باید همراه با درخواست بررسی و ذکر دلایل از سوی نویسندگان به وسیله سامانۀ انلاین ارسال شود، خط‌مشی‌های تحریریه هویت شهر در آن مدنظر قرار گیرد و همچنین در صورت وجود تعارض منافع، این مسأله می بایست از سوی نویسندگان اعلام گردد. همچنین از نویسندگان درخواست می شود که اعلامیه حق چاپ در مورد تعارض منافع را به عنوان بخشی از نسخه اصلی خود ارسال کنند.
مقاله ارسال شده به مجله برای داوران ارسال می‌شود، لازم به ذکر است که ارسال‌هایی که خارج از محدوده عناوین مورد نظر نشریه هستند یا استاندارد غیرقابل قبولی دارند، ممکن است بدون بررسی رد شوند. مقالات مورد تأیید اولیه، در ادامه روند بررسی توسط سه متخصص در این زمینه با هدف دستیابی به تصمیم اولیه در اسرع وقت بررسی می شوند. در صورت لزوم از مشاوران آماری متخصص برای اطمینان از درست بودن آزمون های آماری در نسخ اصلی استفاده می شود.
تصمیمات ویراستاری بر اساس اعتبار و انسجام نسخۀ اصلی، موازی با ارزیابی داوران، صورت می پذیرد. علاوه بر نظرات ویراستاران فنی برای نویسندگان، نظر داوران نیز در راستای انسجام مقاله دریافت شده، نوآوری و قابل قبول بودن کیفیت نسخۀ اصلی مورد ارزیابی قرار می گیرد. در روند معمول، تصمیم نهایی بر اساس تطابق نظر داوران با یکدیگر گرفته می شود و یا حداقل دیدگاه مخالفی به صورت جدی نباید وجود داشته باشد. در مواردی که اختلاف نظر جدی وجود داشته باشد، چه در میان داوران و چه بین نویسندگان و داوران، یکی از اعضای هیئت تحریریه یا محققی با موقعیت مشابه به عنوان مشاور در این زمینه انتخاب می‌شود.
این چرخه تا زمان پذیرش یا رد نهایی ادامه می یابد
