طراحی فرایند سازماندهی و اطلاع‌رسانی اسناد با کمک سیستم مدیریت اسناد در آرشیو ملی ایران
محورهای موضوعی :
رضا شهرابی فراهانی
1
(دانشجوی دکترای علم اطلاعات و دانش شناسی ، دانشگاه آزاد اسلامی ، واحد علوم و تحقیقات ، تهران ، ایران.)
فهیمه باب الحوائجی
2
(دانشیار گروه علوم ارتباطات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران، ایران.)
نجلا حریری
3
(استاد گروه علوم ارتباطات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران، ایران.)
فاطمه نوشین فرد
4
(دانشیار گروه علوم ارتباطات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی ، واحد علوم و تحقیقات، تهران، ایران.)
کلید واژه: توصیف اسناد, اطلاع رسانی اسناد, فرایندهای سازمانی, سیستم مدیریت اسناد,
چکیده مقاله :
پژوهش حاضر با هدف شناسایی فرایندهای جاری آرشیو ملی ایران در حوزۀ سازماندهی و اطلاع‌رسانی اسناد، شناخت وضعیت موجود و چالش‌های آن و طراحی فرایندهای ایده آال این حوزه با توجه به الزامات و قوانین موجود انجام گرفته است. این پژوهش از حیث رویکرد به صورت آمیخته می‌باشد که در بخش کیفی آن از استراتژی تحلیل محتوا و در بخش کمی آن از استراتژی پیمایش استفاده شده است. اطلاعات در بخش کیفی از طریق ابزار مصاحبه با نخبگان آرشیو ملی جهت شناسایی وضعیت موجود و طراحی فرایندهای اید ه آل تهیه و در بخش کمی از پرسشنامه و پرسش از متخصصان در خصوص اینکه آیا فرایندهای طراحی‌شده ایده آل، وضعیت موجود در این حوزه را پوشش می‌دهد یا خیر، استفاده شده است. با توجه به پاسخ متخصصان آرشیو مشخص شد که وضعیت ایدئال طراحی‌شده در حوزۀ سازماندهی، رقمی سازی و اطلاع‌رسانی اسناد در صورت راه‌اندازی سیستم جامع مدیریت اسناد که طبق همین فرایندها طراحی می‌شود، پوشش‌دهنده وضعیت موجود می‌باشد و تفاوت معناداری ندارد؛ لذا ضمن تائید فرایندهای ایده آل طراحی‌شده، پیاده‌سازی سامانۀ یکپارچه مدیریت اسناد در این سازمان، ضرورت بسیار زیادی دارد.
The aim of present study is to identify the current process of Iran National Archives in the field of organizing and informing documents, and recognizing the current situation and its challenges in terms of designing ideal processes in this field according to existing requirements and rules.Mixed method (qualitative and quantitative) was applied for this research. The qualitative part uses content analysis strategy, and in quantitative part survey strategy is used. In the qualitative phase, the current situation is identified and the design of the ideal processes are prepared through interview tools with archival national elites and in quantitative phase, the questionnaire is applied to inquire the experts whether the ideal designed processes cover the current situation in this field or not.According to the response of experts, it was found that the ideal situation designed in the field of organizing, digitizing and informing documents for launching a comprehensive document management system, designed according to the same processes, covers the current situation and is not significantly different. Therefore, while confirming the designed ideal processes, the implementation of an integrated document management system in this organization is very necessary.
_||_