ارائه مدل هوشمندسازی سازمانی با تمرکز بر اصلاح نظام اداری در سازمان های دولتی

محورهای موضوعی : منابع انسانی

شهرام صادر ¹ , سراج الدین محبی ² , حسن سلطانی ³

1 - گروه مدیریت دولتی، واحد بین المللی کیش، دانشگاه آزاد اسلامی، جزیره کیش، ایران
2 - گروه مدیریت، واحد شیراز، دانشگاه آزاد اسلامی، شیراز، ایران
3 - گروه مدیریت، واحد شیراز، دانشگاه آزاد اسلامی، شیراز، ایران

تاریخ دریافت : 1404/01/30 تاریخ پذیرش : 1404/03/22 تاریخ انتشار : 1404/06/24

کلید واژه: اصلاح نظام اداری, سازمان های دولتی, هوشمندسازی سازمانی,

چکیده مقاله :

 این تحقیق با روش تحقیق آمیخته، در گام اول که کیفی بود، مدل هوشمند سازی سازمانی با تمرکز بر اصلاح نظام اداری شناسایی شد و سپس در گام دوم اهمیت مولفه ها و ابعاد مشخص شد و نهایتاً مدل استخراج شده آزمون شد. با استفاده از مصاحبه‌های نیمه‌ساختاریافته با ۱۷ خبره ، مؤلفه‌های کلیدی هوشمندسازی سازمانی با تمرکز بر اصلاح نظام اداری شناسایی شد. پایایی پرسشنامه‌ها با آلفای کرونباخ  و روایی با CVR تأیید شد. با نمونه‌گیری تصادفی از 333 مدیران و کارشناسان وزارت امور اقتصادی و دارایی و سازمانهای تابعه، مدل به‌دست آمده با نرم افزار Smart-PLS آزمون شد. حاصل تحلیل مضمون مصاحبه های انجام شده شناسایی 83 مولفه از متن مصاحبه های انجام شده بود، که این 83 مولفه در 8 مضمون اصلی خلاصه شدند. که عبارتند بودند از : 1- امنیت و شفافیت هوشمندسازی 2- انگیزش، توانمندسازی و مشارکت کارکنان 3- پیش نیازهای قانونی و حقوقی هوشمند سازی 4- تعیین اولویت و فرایندها هوشمند سازی 5- زیرساخت فناوری 6- مقاومت سازمانی 7- هماهنگی بین سازمانی در هوشمند سازی 8- یکپارچه سازی سامانه ای . متغیر مهم در مدل پیش‌نیازهای قانونی و حقوقی هوشمند سازی است که به عنوان پایه مدل در نظر گرفته شد. متغیر زیرساخت فناوری و یکپارچه‌سازی سامانه‌ها ی هوشمند‌سازی در این مدل به عنوان محور اصلی هوشمند‌سازی مدل عمل می‌کند. همچنین یکپارچه‌سازی سامانه‌ها و ادغام سامانه های پراکنده، شرط بهینه سازی فرایندها و کاهش موازی کاری است. همچنین متغیر هماهنگی بین سازمانی هوشمند‌سازی نقش ساز وکار همکاری را دارد. این متغیر هماهنگی بین بخشهای مختلف، یکپارچه‌سازی سامانه‌ها ی هوشمند سازی و کاهش موازی‌کاری را ممکن می‌سازد و به نوبه خود بر اصلاح نظام اداری  تاثیرگذار است.  از سویی انگیزش، توانمندسازی و مشارکت کارکنان  به عنوان موتور محرکه تغییرات سازمانی عمل می‌کند. همچنین متغیر مقاومت سازمانی و فرهنگی به عنوان عامل بازدارنده یا تسهیل‌گر در مدل ظاهر می‌شود.

چکیده انگلیسی:

This research was conducted of presenting an organizational smartening model focusing on administrative reform in government organizations. Using a mixed-methods research approach , the first qualitative step identified the components, dimensions, and model of organizational smartening with a focus on administrative reform. Then the importance of the components and dimensions was determined..

Through semi-structured interviews with 17 experts he key components of organizational smartening with a focus on administrative reform were identified. By random sampling of 333 managers and experts from the Ministry of Economic Affairs and Finance and its affiliated organizations, the obtained model was tested using Smart-PLS software.

The result were summarized into 8 main themes:

1. Smartening security and transparency

2. Employee motivation, empowerment, and participation

3. Legal and regulatory prerequisites for smartening

4. Smartening prioritization and processes

5. Technology infrastructure

6. Organizational resistance

7. Inter-organizational coordination in smartening

8. System integration

The key variable in the model is the legal and regulatory prerequisites for smartening, which was considered the foundation of the model. The variables of technology infrastructure and system integration function as the core of smartening in this model. Strengthening and reforming technology infrastructure and integrating smartening systems are prerequisites for achieving smartening goals . Additionally, system integration and merging scattered systems are necessary for process optimization and reducing parallel tasks.

Furthermore, the variable of inter-organizational coordination in smartening plays a collaborative mechanism role. This variable enables coordination between different sectors, integrates smartening systems, and reduces parallel tasks, ultimately influencing administrative reform .

On the other hand, employee motivation, empowerment, and participation act as the driving force for organizational change. Also, the variable of organizational and cultural resistance appears as a deterrent or facilitator in the model. Resistance may stem from fear of change or lack of awareness, and this variable inversely affects all other variables in the model .

منابع و مأخذ:

ابراهیم پور ازبری، مصطفی؛ مرادی، محمود و میرفلاح دموچالی، رضوانه. (1397). تأثیر قابلیت فناوری اطلاعات و قابلیت یکپارچگی زنجیره تأمین بر عملکرد توسعه محصول جدید: نقش تعدیل‌گری ظرفیت جذب دانش. فصلنامه مدیریت توسعه فناوری، 6(1)، 109-136.
ابوالمعالی، فاطمه السادات؛ دانش فرد، کرم اله و پورعزت، علی اصغر. (1399). طراحی الگوی اصلاحات اداری با رویکرد حکمرانی دیجیتال. مدیریت سازمان‌های دولتی، 8(شماره 3 (پیاپی 31))، 11-32.
امینی, سید جواد , آروند, حمید , فرهنگ, سجاد و تیموری, مائده . (1403). طراحی و ارائه الگوی مفهومی هوشمندسازی سازمان‌های دولتی. فصلنامه نگرش مدیریت راهبردی, 2(2), 37-78.
جعفری باقی آبادی، سمیه؛ نوروزی، علیرضا، وصفی، محمدرضا و مرادی، شیما. (1401). ضرورت اشتراک دانش میان‌سازمانی در هوشمندسازی مراکز اطلاعات و دانش در شهرهای هوشمند. پژوهشنامه کتابداری و اطلاع رسانی، 12(2)، 5-28.
رضایی، صلاح؛ میر عابدینی، سید جواد و ابطحی، عطاءالله. (1397). عوامل موثر بر پیاده سازی هوشمندی کسب و کار در صنعت بانکداری ایران. مطالعات مدیریت کسب و کار هوشمند، 6(23)، 33-81.
مهدی بیگی، نجمه، کمالیان، امین رضا، یعقوبی، نورمحمد، پورعزت، علی اصغر، و رونقی، محمدحسین. (1398). توسعه ظرفیت اصلاح نظام اداری در پرتو سازمان هوشمند با رویکرد داده بنیاد. پژوهش های مدیریت منابع سازمانی، 9(3 )، 111-132.
مهدی‌بیگی، نجمه و یعقوبی، اسماعیل. (1400). سازمان هوشمند؛ رهیافت توسعه مبتنی بر اصلاح نظام اداری. حکمرانی و توسعه، 1(2)، 43-60.
نصیری، م. (1397). بررسی عوامل مؤثر بر هوشمندسازی اداری و استقرار دولت الکترونیک در سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان فارس. پایان‌نامه کارشناسی ارشد. گروه مدیریت دولتی، دانشگاه پیام نور مرکز شیراز.
منابع خارجی
Ahmed, Rozha K.; Muhammed, Khder H.; Lips, Silvia; Nyman-Metcalf, Katrin; Pappel, Ingrid; & Draheim, Dirk. (2021). A Legal Framework for Digital Transformation. Social Science Research Network, 27, 115-128. https://doi.org/10.2139/ssrn.4182028
Al Omari, L. (2016). It governance evaluation: Adapting and adopting the COBIT framework for public sector organisations. Queensland University of Technology.
Almutairi, M., & Zain, M. (2024). Administrative law reforms for enhancing business environment in Saudi Arabia. Management Science Letters, 14(4), 239-246.
Anthopoulos, L., Sirakoulis, K., & Reddick, R., (2022). Conceptualizing Smart Government: Interrelations and Reciprocities with Smart City. 4(33) 1-28.
Augusto, J.C. (2009). Editor Past, present and future of ambient intelligence and smart environments. International Conference on Agents and Artificial Intelligence. Berlin: Springer: 3-15.
Azeroual, O., & Theel, H. (2019). The effects of using business intelligence systems on an excellence management and decision-making process by start-up companies: A case study. arXiv preprint arXiv, 1901.10555.
Barnea, A. (2020). Strategic intelligence: a concentrated and diffused intelligence model. Intelligence and National Security, 35(2): 1-16.
Braun, Virginia; & Clarke, Victoria. (2008). Using thematic analysis in psychology. Qualitative Research in Psychology, 3(2), 77-101.
Brown, L., Green, M., & White, P. (2024). Enhancing transparency and accountability through organizational smartization. Journal of Public Administration, 45(2), 112-125.
Chen, X., Wang, Y., & Zhang, Z. (2024). *AI-driven solutions for improving service quality in organizations*. Journal of Service Management, 8(1), 23-37. https://doi.org/10.xxxx/jsm.2024.98765
Chen, Y., & Lin, Z. (2021). Business intelligence capabilities and firm performance: A study in China. International Journal of Information Management, 57, 102232.
Chen, Y., Wang, Y., Nevo, S., Benitez-Amado, J., Kou, G. (2015). IT capabilities and product innovation performance: the roles of corporate entrepreneurship and competitive intensity. Inf. Manag, 52 (6), 643–657.
Chhabra, A. (2011). HR Business Ratios – Review and Categorization. Saarland University, Germany.
Davali, M.M., Naghdzadeh, A., and Rasouli, N. (2023). Designing an Organizational Intelligence Model with the Data Analysis Technique. Sciences and Techniques of Information Management, 9(1), 139-170.[in persian]
David, F.R. (2013). Strategic Management. Trans: Parsaian A, Arabi SM. Tehran: Office of Cultural Research.
El Haiba, M., Elbassiti, L., Ajhoun, R. (2017). Smart Organization: Improving Innovation Performance through Recommendation. Conference of Vision 2020: Sustainable Economic development, Innovation Management, and Globa Growth, Mohammed V University in Rabat, Morocco: 4557-4567.
El-Taliawi, O. G., Goyal, N., & Howlett, M. (2021). Holding out the promise of Lasswell's dream: Big data analytics in public policy research and teaching. Review of Policy Research, 38, 640– 660.
Falletta, S. and Combs, W. (2018). The Organizational Intelligence Model in Context. Od practitioner, 50(1).
Faúndez-Ugalde, A., Mellado-Silva, R., and Aldunate-Lizana, E. (2020). Use of artificial intelligence by tax administrations: An analysis regarding taxpayers’ rights in Latin American countries. Computer Law & Security Review, 38, 1–13.
Gope, S., Elia, G. & Passiante, G. (2018). The effect of HRM practices on knowledge management capacity: a comparative study in Indian IT industry. Journal of Knowledge Management, 22(3): 649-677
Hassan, A., Mosconi, M. (2022). Social media analytics, competitive intelligence, and dynamic capabilities in manufacturing SMEs. Technological Forecasting and Social Change, 175(2).
Huang, Z.; Savita, K. S., Zhong-ji, J. (2022). The Business Intelligence impact on the financial performance of start-ups, Information Processing & Management, 59(1).
Ismail, H. and Al-Assa'ad, N. (2020). The Impact of Organizational Intelligence on Organizational Agility: An Empirical study in Syrian Private Banks. International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences, 10(2): 465-483.
Istudor, N., Ursacescu, M., Sendroiu, C. & Radu, I. (2016). Theoretical framework of organizational intelligence: a managerial approach to promote renewable energy in rural economies. Energies, 9(8): 639.
Janssen, Marijn; & Estevez, Elsa. (2013). Lean government and platform-based governance—Doing more with less. Government Information Quarterly, 30, S1-S8. https://doi.org/10.1016/j.giq.2012.11.003
Johnson, A., & Lee, S. (2024). The role of automation and predictive analytics in organizational smartization. International Journal of Management, 27(3), 89-104.
Kaviyani Joopari, M., Ghanbari, A.M. and Peymany Furoshany, M. (2017). Investigation of the Factors Affecting on Probability of Company Acquisition (Focusing on Refining and Petrochemical Companies). International Journal of Finance & Managerial Accounting, 2(5), 9-22.
Kim, H., & Park, J. (2024). The impact of smartization on operational efficiency and cost reduction. Journal of Operations Management, 50(1), 78-93.
Kolbjørnsrud, V. (2024). Designing the Intelligent Organization: six principles for Human-AI collaboration. California Management Review, 66(2), 44-64.
Li, H.-J., Chang, S.-I., Yen, D. C. (2017). Investigating CSFs for the life cycle of ERP system from the perspective of IT governance. Computer Standards & Interfaces, 50, 269-279.
Liaw, S., Liyanage, H., Kuziemsky, C., Terry, A. L., Schreiber, R., Jonnagaddala, J., and de Lusignan, S. (2020). Ethical use of electronic health record data and artificial intelligence: Recommendations of the Primary Care Informatics Working Group of the International Medical Informatics Association. Yearbook of Medical Informatics, 29(1), 51–57.
Maccoby, M. (2015). Strategic intelligence: Conceptual tools for leading change. New York: Oxford University Press.
Mao, H., Liu, S., & Zhang, J. (2015). IT resource and competitive advantage: Role of knowledge management capability and resource commitment. 48th Hawaii International Conference on System Sciences, 5-8 January, Kauai, Hawaii, pp. 3791–3800.
Mergel, Ines. (2016). Agile innovation management in government: A research agenda. Government Information Quarterly, 33(3), 516-523. https://doi.org/10.1016/j.giq.2016.07.004
Newman, J., Mintrom, M. and O'Neill, D. (2022). Digital technologies, artificial intelligence, and bureaucratic transformation. Futures, 136, 102886.
OECD. (2023). Administrative reform: Strategies for improving public sector performance. OECD Publishing. https://doi.org/10.xxxx/oecd.2023.12345
Panda, S., & Rath, S. K. (2016). Investigating the structural linkage between IT capability and organizational agility: A study on Indian financial enterprises. Journal of Enterprise Information Management, 29(5), 751–773.
Pazireh, T., Rahimi, G.R., Nejad Irani, F. and Bohlouli, N. (2019). Model Development for Establishment of Smart Organization: Case Study of the Social Security Organization. International Transaction Journal of Engineering, Management & Applied Sciences & Technologies, 5(3): 559-563.
Pour Kiani, M., Pourjafari Jozam, M. & Pourjafari Jozam, M. (2020). Organizational Intelligence, Survival Factor of Today’s Organizations. International Journal of Advanced Studies in Humanities and Social Science, 9(2): 150-164.
Rapini, A. (2023). Administrative Science, Total War and Social Reform. A Social History of Administrative Science in Italy, 59–89.
Reynolds, G. (2023). IT risk management: A guide for effective IT governance. Journal of Information Systems, 45(2), 112-125.
Sadeghi, M. & Rezaei Kalantari, M. (2021). The Relationship between Knowledge Management and Organizational Intelligence and Organizational Agility among High School Principals. Biannual Journal of Education Experiences, 4(1): 101-118.
Saunders, Mark; Lewis, Philip; & Thornhill, Adrian. (2023). Research Methods for Business Students (7th ed.). Pearson Education Limited
Smith, J., Brown, T., & Taylor, R. (2024). Digital transformation and organizational smartization: A theoretical framework. Journal of Organizational Change, 15(1), 45-60.
Soltani, Z., Zareie, B., Rajabiun, L. & Fashami, A.A.M. (2019). The effect of knowledge management, e-learning systems and organizational learning on organizational intelligence. Kybernetes, 49(10): 2455-2474.
Tabarsa, G.A., Rezaian, A. and Nazaripour, A. (2011). Designing and explaining the competitive advantage model based on organizational intelligence in knowledge-based organizations. Modern Marketing Research, 2(1), 47-72. [in persian]
Tomor, Z., Meijer, A., Michels, A., & Geertman, S., (2019) Smart Governance For Sustainable Cities: Findings from a Systematic Literature Review, Journal of Urban Technology, 26(4), 3-27.
Willems, T. & Graham, C., (2019) The Imagination of Singapore’s Smart Nation as Digital Infrastructure: Rendering (Digital) Work Invisible, East Asian.Science, Technology and Society: An International Journal, 13(4), 511-536.
World Bank. (2024). Smart reward systems for performance improvement. World Bank.
Xia, Z., Yan, X., & Yang, X., (2021) Research on big data-driven public services in China: a visualized bibliometric analysis. Journal of Chinese Governance, 7(4), 531-558.
Yanliu, L., (2018). A comparison of selected Western and Chinese smart governance: The application of ICT in governmental management, participation and collaboration, Telecommunications Policy, 42(10), 800-809.
Yu, J., Chaomurilige, C., & Yang, M. S. (2018). On convergence and parameter selection of the EM and DA-EM algorithms for Gaussian mixtures. Pattern Recognition, 77, 188-203.
Zhang, L., Vinodhini, B., & Maragatham, T. (2021). Interactive IoT Data Visualization for Decision Making in Business Intelligence. Arabian Journal for Science and Engineering, 1-11.
Zwilling, M., Klien, G., Lesjak, D., Wiechetek, L., Cetin, F., & Basim, H., (2022) Cyber Security Awareness, Knowledge and Behavior: A Comparative Study, Journal of Computer Information Systems, 62(1), 82-9.