A Survey on the Familiarity of Medical Science University Librarians with Individual and Organizational Skills in Time Management
Subject Areas : Journal of Knowledge Studies
1 - Master of Information Science and Science, School of Nursing and Midwifery, Shahid Beheshti University of Medical Sciences, Tehran, Iran
Keywords: time management, Librarians, Libraries, Universities of Medical Sciences,
Abstract :
Objective: Time management is one of the principles of effective management that requires certain skills. It can be divided into two general categories of individual and organizational skills. This research seeks to investigate the relationship between the categories of individual and organizational skills in time management and the level of familiarity of librarians working in the libraries of medical sciences universities located in Tehran with these components. Methodology: In this research, the research method was descriptive and applied.The statistical population includes all the librarians of the libraries of Tehran medical sciences universities, 135 of whom were selected using the full population sampling method. In order to collect data, a two-part demographic researcher questionnaire was used to measure personal and organizational time management skills. The collected data were analyzed using descriptive statistics, Pearson's correlation test and single sample t in SPSS19 software. Results: The relationship between individual skills and organizational behavior is positive with a correlation coefficient of 0.192 (p<0.05). In terms of gender and type of university, the use of time management skills did not differ and was almost equal. Conclusions: The familiarity of librarians with the components of organizational skills was more than individual skills and there was a positive and significant relationship between individual skills of time management and the six dimensions of organizational skills, and in the component of goal setting, the highest relationship and the lowest relationship was seen in delegation.
_||_
بررسی میزان آشنایی کتابداران دانشگاه های علوم پزشکی با مهارتهای فردی وسازمانی مدیریتزمان
چکیده
هدف: مديريتزمان از جمله اصول مديريتاثربخش است كه نيازمند برخى مهارتهاست. میتوان آن را به دو مقوله کلی مهارتفردی و سازمانی تقسیم کرد. این پژوهش به دنبال بررسی چگونگی رابطه بین مقولههای مهارتفردی، سازمانی در مدیریتزمان و میزان آشنایی كتابداران شاغل درکتابخانه‌های دانشگاههای علوم پزشکی مستقردر شهر تهران با این مولفهها میباشد.
روش پژوهش: در این پژوهش روش تحقیق توصیفی و از نوع کاربردی و جامعهآماری شامل تمامی کتابدارانکتابخانههای دانشگاههای علومپزشکی مستقردر شهر تهران به تعداد 220نفر بود که با روش نمونهگیری تمامشمار در دسترس135 نفر از آنها به عنوان نمونه انتخاب شدند. جهت گردآوری اطلاعات از پرسشنامهی پژوهشگرساخت دو قسمتی که بخشاول سنجش ویژگیهای جمعیتشناختی و بخشدوم آن سنجش مهارتفردی و سازمانی مدیریتزمان بود. دادههای گردآوری شده با استفاده از شاخصهای آماریتوصیفی، آزمونهمبستگی پیرسون، و t تک نمونه در نرم افزار spss نسخه17تجزیه وتحلیل شدند.
يافتهها: يافتههاى حاصل از تجزيه و تحليل آمارى نشان داد هر چند كه رابطه بين مهارتفردي با رفتار سازماني مثبت و ضريب همبستگی192/0 میباشد (05/0>p)، همچنین وضعیت مدیریتزمان و آموزش کتابداران در سطح متوسط قرار داشت و میزان آشنایی کتابداران با مهارتسازمانی مدیریتزمان در وضعیت بسیار خوبی قرار داشت. اما میانگین نمرات مهارتفردی و رفتارسازمانی مدیریتزمان در بین کتابداران زن و مرد از نظر آماری تفاوت معناداری وجود نداشت و نوع دانشگاه نیز تاثیری بر کاربرد مهارتهای مدیریتزمان نداشت و تقریباً برابر بود .
نتيجه گيرى: با توجه به اهميت برخوردارى از مهارت مديريتزمان درارتقا عملکرد و موفقیت سازمانى، لازم است دانشگاههای علوم پزشکی کشورعنايت و توجه بيشتري را به اين مبحث معطوف دارند.
واژه های کلیدی: مديريتزمان، کتابداران، ;کتابخانه ها، دانشگاههایعلومپزشکی.
A Survey the familiarity of medical science university librarians with individual and organizational skills in time management
ABSTRACT
Objective: Time management is one of the principles of effective management that requires some skills.It can be divided into two categories: individual and organizational skills. This research seeks to investigate the relationship between the categories of individual and organizational skills in time management and the level of familiarity of librarians working in the libraries of medical sciences universities located in Tehran with these components.
Methodology: The results showed that although the relationship between individual skills and positive organizational behavior and the correlation coefficient is 0.192 (p < 0.05), also the status of time management and training of librarians at an average level. and the level of familiarity of librarians with time-management-organizational skills was in a very good condition. However, there was no statistically significant difference in the average scores of individual skills and organizational behavior of time management between male and female librarians, and the type of university had no effect on the use of time management skills and was almost equal.
Results:The relationship between the individual skills of time management with a correlation coefficient is positive(p<0/05)But the behavior of individual skills,time management scores in the library,there is no significant statistical difference between men and women and also the kind University impact does the use of time management skills and is approximately equal, and the feel of sex, women have the highest prevalence in the community.
Conclusions:Results of statistical analysis showed that the relationship between the individual skills and Organizational Behavior of time management and positive relationship with the correlation coefficient is.
Keywords: Time Management, Librarians, Medical Universities
مقدمه
علم مدیریت به قدمت تاریخ بشری است. اداره کردن و هماهنگی منابع انسانی و مادی تقریباً از ابتدای تاریخ مورد توجه انسان بوده است. امروزه، مدیریتزمان ، یکی از مفاهیم بسیار مهم در زمینه مدیریت است که به عناوین و روشهای گوناگون در منابع مربوط به سازمان و اداره و رفتار سازمانی1 به آن اشاره میشود و تشریح آن به لحاظ اینکه ارتباط نزدیکی با بعضی دیگر از عوامل موثر در اثربخشی سازمانی از قبیل اثربخشی رفتاری مدیر دارد، بسیار مهم است.
زمان، فرایندی پویاست که هیچگاه قابل ذخیره کردن و برگشتپذیر نیست، ارزش مادی برای آن نمیتوان قائل شد و از دست دادن زمان نیز جبران شدنی نیست (غفاری و همکاران، 1385). مدیریتزمان ، استفاده بهینه از زمان و کوشش برای اجرای آن با جدیت و تلاش تمام و اجازه ندادن به دخالت ناروای امور و حادثهها در جریان اجرای برنامه است (نیلی پور، 1370). می توان گفت مدیریتزمان ، ادراکاتی است که افراد از زمان و چگونگی اداره آن دارند. از این حیث، مدیریتزمان خود يک مفهوم سيستمي پوياست، مدیریتزمان به عنوان یک مفهوم، موضوعی است که مجادله بسیاری را برانگیخته و آنانی که به این مفهوم علاقه مندند مدیریتزمان را به عنوان مجموعهای از ادراکهای توصیفی و ارزشی از زمان میدانند. سایس2 (2002) هیچ توافقی در مورد تعریف مدیریتزمان در مطالعات گذشته نیست، بنابراین خیلی از نویسندگان به لینکن3 ارجاع میدهند، از نظر او مدیریتزمان شامل مراحل تعیین نیازها، مجموعه اهداف دست یافتنی به نیازها، اولویت بندی و برنامه ریزی وظایف مورد نیاز است.كمپل و پريچارد4(1976) عملكرد را تابعي از شرايط تسهيل كننده و بازدارنده ميدانند كه افراد كنترلي بر آنها ندارند. كاپلمن5 و همكارانش (1990) خاطر نشان ميسازند كه شرايط تسهيل كننده و بازدارنده روابط موجود ميان تلاشها و عملكرد را تحت تأثير قرار ميدهند. آنها اين شرايط را در قالب حمايتهاي كاري تعريف ميكنند كه بر انگيزش تأثير گذاشته و نهايتاً تلاش و فعاليت را موجب ميشوند. از نظر( مکنزی6، 1959؛ دراکر7، 1967 و لاکت8،1373) کلید خود راهبری و اثربخشی به کاربردن مدیریتزمان است، آنها کنترل وقت را برای رسیدن به نتیجهای اساسی، امری لازم و حیاتی میشمرند. مساله مدیریتزمان در سازمانها نیز از اهمیت ویژهای برخوردار است، زیرا وقت تلف شده معادل هزینه و سرمایهای است که سازمان آن را از دست داده است. افزون بر این، در هر سازمان، از آن جمله کتابخانه پویایی و زنده بودن محیط داخل و ضرورت تعامل همیشگی آن با محیط خارج نیز بر اهمیت کسب مهارتهای کنترل زمان برای مدیران کتابخانه دو چندان میافزاید. اما متاسفانه، علیرغم این که استفاده از این مهارتها جزء مهم و لاینفکی از عملکرد حرفهای کتابداران و مدیران است، چندان مورد توجه قرار نگرفته است و برای گسترش زمان در دسترس، به منظور برآوردن نیازهای مراجعان و ارائه خدمات به موقع، یعنی یادگیری تکنیکهای مدیریتزمان، تلاشی صورت نگرفته است(کلیسنز،2004).
گفته میشود که تامین محیطهای کاری پر بازده و حمایت کننده، از دغدغههای عمده بسیاری از کتابخانهها ست که در بسیاری از نشستهای تخصصی و سمینارهای متعددی که انجمنهایی همچون انجمن کتابخانه پژوهشی برگزارشده است، نیز مطرح شده است(کایریلیندو، 2009 )9. در این راستا، مدیریتزمان ، به عنوان ابزاری کارآمد در کتابخانهها مطرح شده تا تغییرات را اندازهگیری و طراحی نماید. با توجه به روند رو به رشد کتابخانهها و مراکز اطلاعرسانی، شاهد آن هستیم که منابع انسانی کتابخانهها، به سوی حرفهای شدن در حرکتاند. قطعاً نیروهایی که از این قافله پرشتاب عقب میمانند، جایگاه برجسته ای را در سازمان دارا نخواهند بود. امروزه نیروهای حرفهای و علمی کتابخانهها به ویژه کتابخانههای دانشگاهی علوم پزشکی، بخش اعظمی از دارایی کتابخانه محسوب میشوند. آنها نیروهای پاسخگو، توانمند، دارای مهارت حرفهای با پیشینهی مناسب رسمی و دانشگاهی، با تجربهی قدرت رهبری بر اجرای عملیات و فعالیتهای کتابخانه، آگاه به خدمات و نظامهای اطلاعاتی هسنتند (کفاشان، 1386، ص.44).
نتایج مطالعه علوى (1384) نشان داد، بين مهارتهاى فردى مديريت زمان با خودآگاهى همبستگى وجود دارد. همچنین علاقه به پر كارى بيش از حد، در به كارگيرى اصول مديريت زمان موثر نخواهد بود، مگر فرد از وجود اين نيازها، شيوهها و الگوهاى رفتارى آگاهى داشته باشد. وى بيان ميدارد اصلىترين عامل اتلاف وقت، عدم آگاهى افراد از روحيات و خلقياتشان است و مىتواند عامل اصلى اتلاف وقت محسوب شود.
هاشمی زاده (1385) نیز مدیریتزمان را یکی از روشهای موثر برای کاهش میزان استرس شغلی میداند و اینکه مدیریت چیزی جدا و منفک از واژه مدیریت به مفهوم عام نیست و هدف آن جلوگیری از اتلاف وقت و نظم و نسق دادن به زمان کاری میباشد، نتیجه پژوهش نشان داد که ضعیفترین بعد مدیریتزمان مربوط به کنترل بر زمان است و در مقابل آن تدوین اهداف و اولویتبندی نمره بالایی داشت. تجزیهوتحلیل دادهها نشان داد که بین رفتارهای مدیریتزمان و استرس شغلی همبستگی معکوس وجود دارد.
حافظی (1387) در پژوهشی مدیریتزمان را از اصول مدیریت اثربخش میداند که نیازمند مهارت فردی و رفتارسازمانی است و نشان داده است که مهارت فردی با رفتارسازمانی رابطهای مثبت دارد و درک مهارتهای فردی مدیریتزمان اثر مثبت بررفتارهایسازمانی مدیریتزمان و در نتیجه افزایش بهره وری سازمان دارد. جنسیت و تخصص مدیران هیچگونه تاثیری نداشته است.
کرمیمقدم (1388) نیز نشان دادبین مهارت فردی و مهارت سازمانی مدیریتزمان و ابعاد ششگانه آن رابطه معناداری وجود دارد، میانگین نمرات مدیران زن نسبت به مردان بیشتر است و بین مدیرمتخصص و غیرمتخصص از نظر مهارتفردی و مهارتسازمانی مدیریتزمان تفاوت معناداری وجود ندارد.
جواهری زاده (1388) عوامل مدیریت را 16 عامل معرفی کرده و عوامل اتلاف وقت مدیران عدم برنامهریزی، گزارشها، ناتوانی در «نه» گفتن“، تفویض اختیار ناکارآمد، جلسهها، کاغذبازی، کارکنان فاقد صلاحیت، عدم نظم شخصی، عدم صداقت با خود، ضعف اطلاعات، ارتباطهای ناموثر، معاشرتهای دوستانه وقفههای تلفنی، بحرانها و تعارضها، ملاقاتهای برنامهریزی شده و مسئولیت بیش از حد داشتن، و این که مدیران مدرسههای راهنمایی فاقد نظم، هماهنگی و ساختار منسجم در مدیریتزمان هستند.
کنت(1972) بر روی 103 دانشجوی کتابدار پژوهشی انجام داد و نتیجه پژوهش این شد که کتابداران زن مدیریتزمان بیشتری از کتابداران مرد دارند و در نتیجه استرس آنها کمتر است به نوعی جنسیت را در کنترل مدیریتزمان موثر دانست.
سنداك10 (1985) در تحقيقى نشان داد که مديريت زمان ضعيف در يك سازمان ضررها و ضايعات جبرانناپذيرى را به وجود مىآورد. براى غلبه بر اين ضررها، هر شخصى بايد از مهارتهاى مديريتزمان صحيح آگاه بوده و توانایى مديريت صحيح تحولات و تغييرات را براى غلبه بر اين ضررها داشته باشد، علاوه بر اين عوامل تلفكننده زمان بايد تشخيص داده شده و با تلاش همه كارمندان سازمان برطرف شوند.
گات برگ و ریگز 11در سالهای 1992و1998 در مورد مدیریتزمان در کتابخانهها تحقیقاتی را به صورت ارائه برنامه زمانی مختلف به کتابخانههای مورد نظر فرستادند تا دریابند که کدام کتابخانه برنامه زمانی بهتری را اجرا میکند و کمترین اتلاف وقت را دارند. برای همه کتابخانهها برنامه زمانی یکسان در نظر گرفته شد.
ترومن و هارتلی12(1996) درپژوهشی به بررسی تاثیر مدیریتزمان بر پبشرفت تحصیلی سه گروه آزمایشی جوان، بالغ و بزرگسال پرداخته و بین نمرات مدیریتزمان ، عملکرد تحصیلی، کار کلاسی و پیشرفت تحصیلی این سه گروه همبستگی معناداری را به دست آورده است. افزون بر این، مشخص گردیده است که دانشجویان زن عموما دارای مهارتهای مدیریتزمان بهتری از دانشجویان مرد هستند و نیز دانشجویان سنین بالاتر بصورت قابل توجهی از مهارتهای مدیریتزمان بهتری نسبت به سنین پایینتر برخوردارند.
کلیسنز13(2007) در پژوهش خود با عنوان «مروری بر ادبیات مدیریتزمان » به بررسی 32 مقاله تجربی در مورد مدیریتزمان بین سالهای 2004- 1982 پرداخته و نتیجه گرفته است که رفتارهای مدیریتزمان با کنترل درک زمان، رضایت شغلی و بهداشت رابطهای مثبت و با تنش، رابطه منفی دارد. ولی این ارتباط با کار و عملکرد دانشگاهی مشخص و واضح نیست.
احمد و یاسین14(2009) در پژوهشی با عنوان «نقش متخصصان علوم کتابداری و اطلاع رسانی به عنوان مدیر: تجزیه و تحلیل مقایسهای»، علاوه بر اینکه بیان میکنند که مدیر باید دارای مهارتهای خاصی باشد مدیریتزمان را ناشی از یک رشته مهارتها، ابزارها وتکنیکهای به کار برده شده برای تسهیل رساندن اطلاعات مناسب به کاربران در زمان مناسب است و این امر مستلزم استفاده از تکنیک و فناوری اطلاعات در قالب اینترنت، وب، پرینتر، فکس و... میباشد، وقتی وظایف، پروژه ها و هدف ویژهای انجام میشود و کتابداران باید مهارتهای مدیریتزمان را گسترش دهند به این دلیل که ارائه خدمات بهتر یا موثرتری داشته باشند و بتوانند اطلاعات را به موقع در اختیار کاربران بگذارند و استفاده از فناوری، سرعت انجام کار را در همه امور بالا میبرد.
انجام این پژوهش از آن جهت که به بررسی میزان آشنایی مدیران وکتابداران کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی با مولفههای مربوط به مقوله مدیریتزمان پرداخته (که در نوع خود از شاخصهای عمده مدیریت سازمانی محسوب میگردد)، و افزون بر آن، نقش میزان این آگاهی را بر عملکرد کتابخانههای جامعه پژوهش مورد بررسی قرار میدهد، حائز ارزش و اهمیت فراوان است و میتواند اثر بسیار مثبتی بر رشد عملکرد و بازده کتابخانهها داشته، و انجام چنین پژوهشی را در عرصه مدیریت بهینه کتابخانهها، به ضرورتی اجتناب ناپذیر مبدل سازد. از طرفی دیگر خلاء تحقیقاتی موجود در این حوزه، در ایران و سایر کشورها نیز از دلایل دیگر ضرورت انجام این پژوهش است. چراکه اکثر پژوهشهای انجام شده در زمینه مدیریت کتابخانهها، به مقوله مدیریتزمان و تاثیر آن بر عمکرد کتابخانهها بیتوجه بودهاند.
لذا، در این راستا، و بر اساس مطالعات انجام شده در این حوزه از دانش مدیریتی و نیز بنا به ارزشی که این مبحث در عرصه مدیریت کتابخانهها داراست، محقق بر آن شد که کتابخانه را به عنوان حیطه و جامعه پژوهشی خویش قرار داده و اثرات به کار بردن مولفههای مدیریتزمان در آن را به بوته آزمایش گذارد، تا از این گذر به نتایج و نکاتمهمی در اداره کردن کتابخانه با رویکرد مدیریتزمان برسد.
نظربه اینکه مدیریتزمان ، مقوله ای بسیارمهم در زمینه مدیریت کتابخانههای امروزی محسوب میگردد و چگونگی صرف زمان از سوی کتابداران و مدیران کتابخانهها ونوع فعالیت آنها برکیفیت کار کتابخانه تاثیرگذاراست (ساموئلسون15، 1981)، مساله مدیریت زمان در سازمانها نیز از اهمیت ویژهای برخوردار است، زیرا وقت تلف شده معادل هزینه و سرمایه ای است که سازمان آن را از دست داده است. در ایران پژوهشی با موضوع به کارگیری مدیریت زمان در کتابخانهها از دیدگاه کتابداران و سردمداران دانش و آگاهی برای کاهش و مدیریت زمان مشاهده نشده است ولی پایان نامههایی که به لحاظ مفهومی به موضوع این تحقیق نزدیک باشد دیده شد حتی در غرب هم در باره مدیریت زمان در کتابخانه موضوع کمی یافت شد و مقاله هایی که به آنها اشاره شده است خیلی کامل نیست و به نوعی این اولین تحقیق با موضوع مورد نظر است.
علیرغم اینکه در مطالعات انجام شده بر فواید مهارتهای مدیریت زمان تأکید بسیاری شده است؛ اما تاکنون در ایران مطالعهای در این زمینه که بررسی میزان آشنایی کتابداران با مولفه های مدیریت زمان را شامل شود و به بررسی میزان آشنایی کتابداران دانشگاه های علوم پزشکی با مهارتهای فردی وسازمانی مدیریتزمان بپردازد؛ انجام نشده است.
لذا پژوهش حاضر با هدف تعیین نقش مدیریتزمان بر عملکرد کتابخانه از دیدگاه کتابداران کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقردر شهرتهران انجام گرفت. پژوهشگران در اين پژوهش با توجه به عدم مطالعات دقيق و علمي در خصوص مدیریتزمان در کتابخانه ها، ضمن انجام پژوهش با کتابداران و دانش آموختگان علم اطلاعات و دانشناسي شاغل در کتابخانه های دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقر در تهران به دنبال پاسخگويي به پرسشهای پژوهش بوده و اميد دارند تا با دريافت پاسخهاي درست و دقيق، راه گشاي ارائه خدمات و فعاليتهاي تأثيرگذار در کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی باشند.
پرسش های پژوهش
1- آشنایی کتابداران کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقر در شهر تهران با مولفههای مهارت فردی مدیریتزمان تا چه میزان است؟
2- آشنایی کتابداران کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقر در شهر تهران با مولفههای مهارت سازمانی مدیریتزمان تا چه میزان است؟
3- آیا بین مهارت فردی مدیریتزمان و هریک از ابعاد ششگانه مهارت سازمانی مدیریتزمان کتابداران رابطه وجود دارد؟
فرضیه: بین رعایت مولفههای مدیریتزمان اعم از فردی و سازمانی در کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقردرشهر تهران تفاوت معناداری وجود دارد.
روش پژوهش
پژوهش حاضر از حیث نوع (هدف) کاربردی میباشد و روش تحقيق مورد استفاده در این پژوهش، از نوع پيمايشي میباشد.جامعه آماري مورد مطالعه این پژوهش، کليه کارکنان شاغل (اعم از رسمی، پیمانی و قراردادی) در کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقردر شهر تهران (دانشگاه علوم پزشکی تهران، دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی، دانشگاه علوم پزشکی بقیه الله اعظم، دانشگاه علوم بهزیستی و توانبخشی و دانشگاه علوم پزشکی تربیت مدرس(،بود که مدرک تحصیلی آنها کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا است که در پستهای کتابداری مشغول به خدمت میباشند.برای تعیین جامعه تحقیق از روش نمونه گیری کل جامعه به روش سرشماری تمام، لحاظ گردید، لیکن از جامعه مورد نظر (کتابدار و غیر کتابدار) آنانی را که در پست کتابداری مشغول و دارای حداقل تحصیلات کارشناسی بودند به تعداد 166 نفر از میان 222 نفر برای پژوهش انتخاب شدند.برای کلیه مراکز مورد نظر تحقیق پرسشنامه ارسال شد که از دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی 4 مرکز در پژوهش همکاری ننمودند و دانشگاه علوم پزشکی تهران نیز تعدادی از کتابداران یا تمایل به همکاری نداشتند و یا در کتابخانه حضور نداشتند و بعضی مراکز هم اصلاً، شرکت نکردند. همه کتابداران دانشگاه علوم بهزیستی و توانبخشی و دانشگاه علوم پزشکی بقیه الله پرسشنامه را پر کردند و دانشگاه علوم پزشکی تربیت مدرس تعدادی نیز از طریق پست الکترونیک و غیر حضوری همکاری نمودند و در نهایت از 166 پرسشنامه توزیع شده، 135 نفر به سوالات پاسخ داده بودند. در این پژوهش برای گردآوری دادهها از روشهای میدانی پرسشنامه استفاده شده است. به منظور تعيين روايي ابزار پژوهش ابتدا پرسشنامهاي مقدماتي، شامل تمام گويهها در اختيار تعدادي از استادان دانشگاه دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی و نيز تعدادي از دانشجويان كارشناسي ارشد رشته علوم کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد علوم تحقیقات تهران (20 نفر) قرار گرفت. پس از بررسي ميزان توافق پاسخ دهندگان در مورد كليه عبارات هر دو بخش پرسشنامه آشكار شد كه اكثريت پاسخ دهندگان بر وارد بودن عبارات هر بعد اتفاق نظر دارند. در نهايت با توجه به توافق پاسخ دهندگان در مورد عبارات هر بعد تعداد 80 گویه انتخاب گرديد. سپس به منظور حذف عبارات نامناسب، پرسشنامه مقدماتي در اختيار 10نفر از کتابداران ارشد کتابخانههای دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی قرار داده شد و تعداد 3 سوال حذف شد و در نهایت يك پرسشنامه 77 گویه ای استخراج گرديد. در این پژوهش از روایی محتوا استفاده شده است. در رابطه با روایی این پرسشنامه، سعی شد تا گویهها متناسب با مبانی نظری و با توجه به جزئیات تعریف شده برای هر یک از شاخصها طراحی شود، تا روایی صوری آن از این طریق احراز گردد. بدین منظور پس از مطالعه و بررسی ادبیات پژوهش، بر پایه آن چه در خصوص مدیریتزمان و مولفههای مطرح در آن در متون مدیریتی و رفتار سازمانی وجود داشت (نظیر، برایتون و تسر، کرمی مقدم، هاشمی زاده و حافظی) پرسشنامهای طراحی شد. و روایی و پایایی این پرسشنامه ها در گذشته اثبات شده است. براي تحليل پرسشنامه، هر یک از گویهها بر اساس طیف پنج درجهای لیکرت (از خیلی زیاد تا خیلی کم) مورد سنجش قرار میگیرند. رتبه بندی مولفه ها از یک تا پنج میباشد. کسب امتیاز بالا در مهارتهای مدیریتزمان (اعم از فردی و سازمانی، نشان دهنده کارآیی بالاتر کتابداران در کتابخانه میباشد.. آلفاي كرونباخ پايايي محاسبه شده 76 به دست آمد که بر اساس جدول نانالی (1978)، برای انجام یک کار پژوهشی قابل قبول است و نشان از پایایی خوبی داشت. تجزیه و تحلیل دادهها توسط نرم افزار آماری نرم افزار اس پي اس اس1916 مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت و نتایج به صورت توزیع فراوانی، درصد، میانگین و انحراف معیار بیان گردید و برای بررسی ارتباط بین متغیرها از آزمون همبستگی پیرسون استفاده شده است.
یافته ها
ويژگي هاي جمعيت شناختي جامعه مورد مطالعه، از لحاظ دانشگاه علوم پزشکی، جنسيت، سن، تحصیلات، استخدام و رشته تحصیلی در جدول 1 ارائه شده است.
همچنین آمار توصیفی متغیرهای تحقیق در جدول2 نشان داد که پایینترین نمره ویژگیهای مدیریتزمان متعلق به کسانی است که نمره 53 و بالاترین نمره متعلق به کسانی است که نمره 135 را کسب کردهاند. نمره همه افراد در حداقل بیش از 17 و در حداکثر بیش از 43 است. متوسط نمره مهارتسازمانی مدیریتزمان 109 و متوسط نمره مهارت فردی مدیریتزمان 64 بود که کمترین میانگین است که نشانگر نداشتن مهارت کافی در این زمینه توسط کتابداران است. در ارزیابی کلی از متغیرها باید اذعان داشت که کتابداران در مجموع بر مهارتهای سازمانی تسلط بیشتری دارند و مهارتهای فردی مدیریتزمان در درجه بعدی اهمیت قرار دارد که میتوان گفت که کتابداران در هر دو مهارت توانایی دارند و فقط میزان آن متفاوت میباشد (جدول2).
جهت پاسخ گويي به سؤال اول پژوهش: آشنایی کتابداران کتابخانههای علوم پزشکی مستقر در شهر تهران با مولفههای مهارت فردی مدیریتزمان تا چه میزان است؟ در پاسخ به پرسش اول، یافتهها نشان میدهد که میزان آشنایی کتابداران با مهارت فردی مدیریتزمان بیشترین مقدار آن در حد متوسط است و حدود 29/36 درصد (49 نفر) را به خود اختصاص داده است. و آشنایی در حد زیاد 92/25 درصد (35 نفر) و کمترین مقدار مربوط به ناآشنایی ،اصلاً ، است. چون مجموع زیاد و متوسط (84 نفر) و میانگین 42 است که این میانگین بیش از میانگین کمی و اصلاً (5/24) است، بنابر این میتوان گفت میزان آشنایی کتابداران با مهارت فردی مدیریتزمان در وضعیت خوبی قرار دارد.
در پاسخ به پرسش دوم: آشنایی کتابداران کتابخانههای علوم پزشکی مستقر در شهر تهران با مولفههای مهارت سازمانی مدیریتزمان تا چه میزان است؟ یافتههای به دست آمده از شاخصهای آماری توصیفی نشان میدهد که میزان آشنایی کتابداران با مهارت سازمانی مدیریتزمان بیشتر در وضعیت متوسط است و حدود 51/38 درصد (52 نفر) را به خود اختصاص داده است و آشنایی در حد زیاد، 07/34 درصد (46 نفر) و کمترین مقدار مربوط به ناآشنایی (اصلاً) است. چون مجموع زیاد و متوسط (98) نفر و میانگین آن 49 است، که این میانگین بیش از میانگین کمی و اصلاً (5/15نفر) است، بنابراین میتوان گفت میزان آشنایی کتابداران با مهارت سازمانی مدیریتزمان در وضعیت بسیار خوبی قرار دارد(جدول3).
در پاسخ به پرسش سوم: آیا بین مهارت فردی مدیریتزمان و هریک از ابعاد ششگانه مهارت سازمانی کتابداران رابطه وجود دارد؟ در پاسخ به پرسش سوم: با توجه به جدول، بعد هدفگذاری، بیشترین رابطه و بعد تفویض اختیار کمترین رابطه را دارد. به منظور بررسی رابطه فوق از ضریب همبستگی پیرسون استفاده شد ونشان می دهد، مهارت فردی مدیریتزمان با هر 6 بعد مهارت سازمانی آن رابطه معنادار و مثبتی دارد. بیشترین میزان رابطه را با بعد هدفگذاری 401/0 و کمترین رابطه را با بعد تفویض اختیار 005/0 مشاهده میکنیم. ولی تمامی روابط موجود بین مهارت فردی مدیریت با ابعاد ششگانه مهارت سازمانی آن در سطح 05/0 p<معنادار است. ضرایب همبستگی مثبت به دست آمده در هر 6 بعد نشان میدهد که با افزایش یا کاهش میزان مهارت فردی مدیریتزمان کتابداران، میزان مهارت در هر 6 بعد مهارت سازمانی آن که شامل هدفگذاری، اولویت بندی اهداف و فعالیتها، برنامه ریزی عملیاتی، تفویض اختیار، مدیریت ارتباطات و مدیریت جلسات میباشد نیز افزایش یا کاهش خواهد یافت(جدول4).
فرضیه: بین رعایت مولفههای مدیریتزمان اعم از فردی و سازمانی در کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقردرشهر تهران تفاوت معناداری وجود دارد.
در پاسخ به فرضیه با انجام آزمون anova با مقدار 968/0= p به این نتیجه میرسیم که میانگین کل نمره مدیریتزمان ، در دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقر در شهر تهران تفاوت معناداری وجود ندارد و از آنجایی که مقدارp از 05/0 بیشترمیباشد فرض برابری میانگین امتیازات مدیریتزمان در دانشگاههای علوم پزشکی تایید میشود. میانگین نمرهها در گروهها برابرند و این میانگینها تفاوتی را نشان نمیدهند.
با انجام آزمون anova برای مهارت فردی مدیریتزمان ، با مقدارp 154/0 و مهارت سازمانی مدیریتزمان با مقدار p 924 /0 به این نتیجه میرسیم که میانگین نمره مهارت فردی در دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقر در شهر تهران تفاوت معناداری وجود ندارد.
بحث و نیجه گیری
با توجه به اهميت و ضرورت مديريت زمان و از آنجا که اعمال هر چه بهتر و موثرتر فنون مدیریتزمان در هر سازمانی و از جمله کتابخانه، میتواند شاخص عمده برتری آن سازمان و آن کتابخانه نسبت به کتابخانه دیگر محسوب گردد، لذا، لازم است، کتابخانهها، نسبت به مقوله مدیریتزمان ، عنایت و توجه کافی مبذول نموده، تا بتوانند با تغییرات به موقع در خط مشی، مدیریت و رفتار سازمانی، نسبت به ایجاد ایدهالترین محیط کاری که دارای بیشترین بازده و عملکرد کاری باشد، اقدام نمایند. تا از این طریق بتوانند ضمن افزایش بازده کاری به اهداف متعالی سازمان دست یابند. بنابراین، انجام این پژوهش از آن جهت که به بررسی میزان آشنایی مدیرانکتابخانهها وکتابدارانکتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی با مولفههای مربوط به مقوله مدیریتزمان پرداخته (که در نوع خود از شاخصهای عمده مدیریت سازمانی محسوب میگردد)، و افزون بر آن، نقش میزان این آگاهی را بر عملکرد کتابخانههای جامعه پژوهش مورد بررسی قرار میدهد، حائز ارزش و اهمیت فراوان است و میتواند اثر بسیار مثبتی بر رشد عملکرد و بازده کتابخانهها داشته و انجام چنین پژوهشی را در عرصه مدیریت بهینه کتابخانهها، به ضرورتی اجتناب ناپذیر مبدل سازد. در اين پژوهش تلاش شده است میزان آشنایی کتابداران دانشگاه های علوم پزشکی با مهارتهای فردی وسازمانی مدیریتزمان مورد بررسي قرار گيرد. در پاسخ به سوال اساسی اول تحقیق: آشنایی کتابداران کتابخانههای علوم پزشکی مستقر در شهر تهران با مولفههای مهارت فردی مدیریتزمان تا چه میزان است؟ نتایج نشان داده است،میزان آشنایی کتابداران با مهارت فردی مدیریتزمان بیشتر در وضعیت متوسط است و حدود 29/36 درصد را به خود اختصاص داده است. و آشنایی در حد زیاد 92/25 درصد و کمترین مقدار مربوط به ناآشنایی است. چون میانگین متوسط، زیاد وکم بیش از 37 نفر است میتوان گفت، وضعیت خوبی نسبت به مهارت فردی حاکم است. در این رابطه، پژوهش حاضر با تحقیق مرادمند همسو است.
در پاسخ سوال اساسی دوم تحقیق: آشنایی کتابداران کتابخانههای علوم پزشکی مستقر در شهر تهران با مولفههای مهارت سازمانی مدیریتزمان تا چه میزان است؟ نتایج نشان داده است، که میزان آشنایی کتابداران با مهارت سازمانی مدیریتزمان بیشتر در وضعیت متوسط است و حدود 51/38 درصد را به خود اختصاص داده است (بیش از نیمی از جامعه را). و آشنایی در حد زیاد 92/25 درصد و همچنین، کمترین مقدار مربوط به ناآشنایی است. چون میانگین زیاد و متوسط بیش از 27 نفر است میتوان نتیجه گرفت، که آشنایی با مهارت سازمانی دروضعیت بسیار خوبی قرار دارد. در این رابطه، پژوهش حاضر با تحقیق مرادمند همسو است.
در پاسخ سوال اساسی سوم تحقیق: آیا بین مهارت فردی مدیریتزمان و هریک از ابعاد ششگانه مهارت سازمانی کتابداران رابطه وجود دارد؟ نتایج نشان داده است، مهارت فردی مدیریتزمان و مهارت سازمانی مدیریتزمان دارای همبستگی مثبت و معناداری (39/0) در سطح 05/0> pاست یعنی با اطمینان میتوان به وجود رابطه معناداری بین این دو متغیر از این پژوهش اذعان نمود و این که افزایش در نمرات مهارت فردی مدیریتزمان با افزایش نمرات مهارت سازمانی آن و بالعکس کاهش در نمرات مهارت فردی مدیریتزمان با کاهش نمرات مهارت سازمانی آن همراه است. از 6 بعد سازمانی، بعد هدفگذاری، بیشترین رابطه و بعد تفویض اختیار، کمترین رابطه را دارد. در این رابطه، پژوهش حاضر با تحقیق کرمی مقدم و حافظی همسو است.
نتیجه فرضیه پژوهش: بین رعایت مولفههای مدیریتزمان (اعم از فردی و سازمانی و)، در کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقردرشهرتهران تفاوت معناداری وجود دارد. از آنجایی که مقدار pبرابر 994/0است و از05/0 بیشتر است فرض برابری میانگین امتیازات مدیریتزمان در دانشگاههای علوم پزشکی تایید میشود. (میانگین نمرهها در گروهها برابرند) و این میانگینها تفاوتی را نشان نمیدهند و نوع دانشگاه تاثیری بر رابطه مهارتهای مدیریتزمان ندارد و بی تاثیر است.
همانطور که اشاره گردید از موضوعهای اصلی مورد توجه در مدیریت نیروی انسانی در سازمانها، تامین نیازهای افراد و ایجاد انگیزه برای بالا بردن کیفیت کار آنان در محیط کتابخانه است و زمان به عنوان یك پدیدة اجتماعی، كالایی كمیاب و محدود است، قابل خریداری، ذخیره كردن ونگهداری نیست، افزایش و طولانی كردن زمان غیرممكن است و نمیتوان این پدیده را متوقف كرد. گذشت زمان دایمی و غیرقابل برگشت است. به همین دلیل زمان، ضروریترین پدیده اجتماعی برای تكتك افراد جامعه است، زیرا تمام فعالیتهای انسان در بعد زمان انجام داده میشود. نیاز به مدیریت و رهبری در همه زمینه ها ی فعالیت اجتماعی، امری محسوس و حیاتی است. منابع انسانی و مادی بدون هدایت و رهبری لایق، رو به كاهش و نابودی می رود. دانشجویان اداره كنندگان نهادهای اجتماعی آینده محسوب می شوند. با توجه به نقش نظام آموزش عالی به ویژه در ابعاد اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و سیاسی جامعه، ضروری است برای بهتر كردن كیفیت این نظام ها، فعالیت اساسی صورت گیرد و از هدر رفتن سرمایه های انسانی و مادی و به ویژه زمان جلوگیری شود. با توجه به دیدگاههای نظری و اهمیت پدیده زمان هدف پژوهش كه بررسی نقش مؤلفه های مدیریتزمان در میان کتابداران دانشگاههای علوم پزشکی دولتی مستقر در تهران است، محقق شده است. مشاهده شد که کتابداران در به کاربردن مهارت فردی و سازمانی مدیریتزمان مشکلی ندارند و تقریباً به بسیاری از موارد آن جامه عمل میپوشانند، لیکن درزمینه کاربرد فناوری اطلاعات در کتابخانه ها نیاز به آموزش و به کار گیری آن در جهت بالا بردن کیفیت خدمات در زمان کوتاهتر دارند که بالطبع بر عملکرد کتابخانه تاثیرگذار خواهد بود. براي پژوهشهاي آتي نيز پيشنهاد ميشود به بررسي این موضوع در جامعههای دیگر نظیر دانشجویان کتابداری، کاربران فعال کتابخانه و دیگر مراجعان نیز انجام شود و با نتیجه پژوهش حاضر مقایسه شود، نظربه اهمیت موضوع و بر اساس یافتههای این پژوهش پیشنهاد میشود برای سنجش مؤلفههای مدیریتزمان درمیان کتابداران، پژوهشهای دیگری دریك نمونه بزرگتر و با كنترل انجام داده شود.
[1] . Organizational behavior
[2] Siess
[3] Linkein
[4] . Campbell & Pritchard
[5] Kopelman
[6] Mackenzie
[7] Druker
[8] Lake
[9] Kyrillidou
[10] Sendak
[11] Gothberg & Riggs
[12] Truman and Hartly
[13] Claessense
[14] Ahmed and Yasin
[15] Samuelson
[16] SPSS 19